29/05/2023
Costruisci il tuo database in 3 passi
Indice dei Contenuti
Se anche tu hai nel cassetto un quaderno dove hai scritto a mano tutti i numeri di cellulare dei tuoi clienti o il loro indirizzo email senza aver raccolto preventivamente consensi privacy e che usi abitualmente per le comunicazioni marketing, questo articolo fa per te.
E non ti preoccupare: la nostra esperienza insegna che è una situazione abbastanza frequente.
GDPR, consensi e tutela del dato
Per tantissimo tempo, il Garante della Privacy è stato visto come l’ennesima scocciatura ed è sembrato tanto più comodo chiedere “al volo” il contatto con la scusa di avvisare dell’arrivo di un prodotto prenotato per poi continuare ad usare whatsapp per inviare promozioni, sconti e altre comunicazioni ai clienti.
Se fino a poco tempo fa ci si sarebbe potuti permettere di non tenere troppo in considerazione la disciplina privacy, con l’esplosione dell’e commerce a seguito alla pandemia il tema della sicurezza dei propri dati e della loro divulgazione è diventato molto più vicino ai consumatori che sono attenti e consapevoli dei loro diritti.
Cosa fare?
Prima di tutto, ti devi attivare per avere i consensi alla raccolta ed utilizzo dei dati da parte dei tuoi clienti.
Devi quindi costruire una informativa privacy (on line ne esistono di standard, ma potresti anche chiedere consiglio ad un consulente DPO) che deve essere siglata dai tuoi clienti che potranno quindi esprimere le loro preferenze per il contatto finalizzato al marketing.
Dovrai quindi predisporre un consenso per la raccolta del dato, un consenso specifico per essere autorizzato ad inviare comunicazioni marketing e -nel caso in cui tu abbia in previsione di condividere con altre aziende il tuo database- il consenso per la divulgazione del dato a terze parti.
Una volta ottenuti i consensi da parte di ciascuno dei tuoi clienti, potrai dire di avere creato un database contatti di valore perché conforme alla normativa GDPR.
Il CRM, la tua prima mossa
Ora, torniamo al quadernino che tieni sotto alla cassa.
Da dove partire per farlo diventare una lista utilizzabile?
TI SERVE UN CRM
Come prima cosa, devi scegliere il software più adatto a te: inizia con poche funzionalità che ti permettano di gestire facilmente le attività che sei sicuro di riuscire a controllare e poi aumenta la complessità con il tempo ed i risultati.
Come scegliere il giusto CRM?
Il prodotto giusto deve:
- darti la possibilità di accedere con pochi click ai dati ed ai consensi forniti da ciascuno dei tuoi clienti, ti tornerà utile nel caso di controversie
- avere un sistema di pulizia automatica dei consensi forniti, quindi che dia ad ogni contatto la possibilità di potersi disiscrivere dalle liste di ricezione delle tue comunicazioni in modo semplice
- avere un’interfaccia per la sottoscrizione alla tua mailing list da parte del contatto cross canale e digitale, la stessa pagina di iscrizione alla community cioè deve poter essere accessibile sia dal sito web, che dai social che attraverso un tablet sul punto vendita fisico: il data entry si fa una volta e poi mai più
- avere un sistema di pulizia del database automatico, che permetta cioè di evitare i doppioni (dovrai avere la possibilità di definire quale è la key univoca di identificazione del contatto email o cellulare?)
- darti la possibilità poi di far crescere l’anagrafica del tuo contatto: possiamo scegliere di chiedere al momento della sottoscrizione solamente il nome, l’indirizzo email ed i consensi privacy ma poi il sistema deve poter essere scalabile ed accogliere altre informazioni come ad esempio la data di nascita
- darti la possibilità di impostare di default in consenso attivo tutti i contatti che andrai ad inserire o importare nella prima tranche di costruzione del database, per poi aggiornare con i corretti flag mano a mano che i contatti daranno le loro preferenze.
Ricordati di preparare la scheda contatto prima di passare alla fase successiva, ovvero il primo import contatti.
Secondo step: il primo invio
A questo punto è il momento di creare il primo punto di contatto per poter raccogliere i consensi e lavorare in modo conforme alla GDPR, dovrai quindi pianificare un primo invio email marketing e creare l’occasione perfetta per adeguare i consensi.
In poche parole, grazie a questo nuovo concetto di soft-spam, hai un’unica occasione d’oro per validare i consensi ai tuoi contatti.
Crea comunicazioni di valore
A questo punto, sta tutto nel contenuto della mail che deciderai di inviare.
Eccoti qualche consiglio:
- l’oggetto determina il tasso di apertura: cerca di dedicare il tempo necessario per studiare un oggetto della mail che induca all’apertura il destinatario. Ricorda sempre che la personalizzazione è tutto!
- inserisci nel corpo della mail contenuti interessanti sui tuoi prodotti e sui tuoi servizi in modo che la tua comunicazione acquisisca valore ai suoi occhi e che ne valga la pena
- ricordati di segnalare al mittente che se non vorrà più ricevere comunicazioni potrà modificare i propri consensi attraverso le modalità che avrai definito tu precedentemente all’invio (ad esempio email ad un indirizzo specifico o accesso alla propria scheda anagrafica)
- evidenzia in modo molto chiaro nel footer la possibilità di disiscrizione, che potrà essere fatta in qualsiasi momento in modo immediato.
E adesso?
Una volta effettuato il primo invio, potrebbe succedere che il tuo database contatti inizi a diminuire: disiscrizioni, email errate o altre segnalazioni di errore come la casella piena faranno si che la tua lista di clienti contattabili diminuisca per poi stabilizzarsi.
Niente panico, è tutto normale e fisiologico.
Contestualmente a questi numeri in calo, vedrai aumentare invece i tassi di redemption dei tuoi invii perchè i contatti ai quali comunicherai saranno tutti consapevoli del valore delle tue comunicazioni e quindi attivi.
Meno contatti, ma più interessati ai tuoi contenuti.
Adesso che hai stabilizzato la tua situazione di partenza, ti potrai concentrare sulle strategie di acquisizione di nuovi contatti.
Ma di questo parleremo in un altro articolo 😉
Grazie alla Dott.ssa Cristina Froio di G&P Formazione per il suo prezioso contributo alla stesura di questo articolo.
Alessia Grandis
CEO Open Service Srl
