24/10/2022

3 cose da fare per sopravvivere a Black Friday e Natale

Inizia con novembre il periodo più caldo di tutto l’anno: partiamo con Halloween e fino a Natale sarà una continua corsa alle scadenze, con imprevisti più o meno sparsi all’interno della pianificazione che avevamo strutturato per arrivare sani alla fine dell’anno.

Non importa a quale settore la tua azienda appartenga.
Nessuno si salva dal delirio degli ultimi due mesi dell’anno!

C’è però ancora una speranza: il metodo Scrum.

Lo Scrum è un framework che puoi applicare all’interno della tua organizzazione -qualsiasi sia la sua dimensione o settore- che ti aiuta a visualizzare le attività, prioritizzarle e accertarti di non perdere di vista nulla. Nemmeno le famigerate richieste “oggi per domani” dei clienti.

Vuoi saperne di più?
Ti conviene proseguire la lettura!

Regola numero 1: tutto ciò che non si vede, non esiste

Hai mai messo alla prova la tua memoria?

Per farlo, basta anche semplicemente provare ad andare a fare la spesa senza la lista scritta: siamo sicuri che nel carrello mancherà alla fine del tour delle corsie almeno un articolo che invece era indispensabile comprare (mentre ci saranno sicuramente articoli extra).

A maggior ragione, avere sempre sotto controllo in modo visivo la lista delle cose da fare diventa fondamentale per una corretta gestione della tua attività ma soprattutto per poter fare una pianificazione efficace rispetto alle scadenze di consegna.

Per poter iniziare quindi questo periodo di turbolenza con la giusta preparazione, la prima cosa che consigliamo è quella di cercare una parete da riempire di post-it: per ogni foglietto, sarà descritta una attività da svolgere con relativa deadline.

Su questa parete, accertati di creare tre colonne operative: la colonna TO DO, la colonna DOING e la colonna DONE.

Tutti i post it all’inizio saranno assegnati alla colonna TO DO e mano a mano che tu o il tuo team procedono con le attività, il foglietto avanza nella colonna DOING per arrivare poi alla colonna DONE una volta concluso.

Qual’è il vantaggio immediato di questo primo suggerimento?

Senza alcun dubbio, il poter visualizzare in pochi secondi lo stato dell’arte della nostra produzioni evitare sovrapposizioni o dimenticanze.

Regola numero 2: assegnazioni chiare

Una volta che tutti abbiamo sott’occhio la lista delle cose da fare, diventa importante decidere assieme al team “chi fa che cosa” ed assegnare ogni post it alla persona che si occuperà di realizzare l’attività in esso descritta.

Per iniziare, prova ad assegnare un colore a ciascun collega. Ad esempio tutti i Post It rosa saranno di Alessia, quelli arancioni di Luca e così via…

In questo modo, nessuna attività rimarrà in attesa di qualcuno che la prenda in carico e la porti a termine e ci sarà modo anche per gli altri colleghi di interfacciarsi nel caso in cui sia necessario avere chiarimenti o informazioni su altri eventi concatenati.

Regola numero 3: comunicare, comunicare, comunicare

Una volta chiaro il cosa dobbiamo fare e chi si occupa di ciascuna attività, il segreto per far funzionare il processo è quello di rimanere sempre aggiornati su quali task sono state portate a termine e quali sono invece le attività che hanno creato delle difficoltà impreviste.

Per potersi aggiornare, non servono riunioni fiume giornaliere ma è sufficiente definire una piccola riunione di 15 minuti (al mattino o alla sera prima della chiusura della giornata) dove ciascun membro del team coinvolto andrà ad aggiornare gli altri.

Questo momento non è dedicato alla chiacchiera, ma alla pura operatività della giornata quindi si andrà a raccontare agli altri cosa è stato correttamente portato a termine nella giornata, cosa si prevede di fare nella giornata di domani ed eventuali criticità emerse durante lo svolgimento delle attività.